Errori frequenti nelle email professionali: scoprili ed evitali

Gli errori più comuni nella redazione di email professionali e i relativi rimedi

Se ti sembra che le tue comunicazioni professionali non colgano mai nel segno, forse commetti degli errori nella redazione delle email; piccole disattenzioni o dimenticanze che, però, ti fanno apparire come non attenta, quando non addirittura incapace. Ecco gli errori più comuni e qualche consiglio per evitarli.

L’oggetto

L’oggetto di una email traccia la linea tra un messaggio letto e uno lasciato a languire in attesa o addirittura cestinato; da esso si dovrebbe capire immediatamente il contenuto della comunicazione, almeno a grandi linee, e se questa è interessante o meno per il destinatario. Cerca di essere sempre chiara a tale proposito, indicando espressamente cosa contiene la tua missiva e sfruttando il richiamo delle parole chiave. A tale proposito, ricorda anche che non puoi mai sapere se il destinatario leggerà il messaggio sul pc o tramite un device portatile, quindi quanti caratteri dell’oggetto potrà visualizzare in prima battuta; cerca allora di concentrare l’essenziale all’inizio della riga di testo.

I campi CC e BCC

L’errore relativo ai destinatari in copia è tra i più frequenti (è capitato a tutte almeno una volta) e, se può essere causa di divertenti contrattempi, in alcuni casi ti può portare dritta al licenziamento. Fai sempre attenzione e verifica ogni volta, prima di inviare il messaggio, la presenza di nominativi nei campi CC e BCC; questo vale soprattutto quando la tua email è scritta in risposta ad un’altra, che potrebbe essere indirizzata anche ad altri soggetti: in questo caso scegli sempre se comunicare solo con l’autore del messaggio originale, con l’ultimo ad aver risposto o con tutti.

Le regole dell’azienda

Per quanto la posta elettronica sia ormai un mezzo di comunicazione ordinario, all’interno di realtà lavorative strutturate non puoi utilizzarlo senza rispettare protocolli e procedure aziendali o specifiche politiche stabilite da tempo in modo più o meno ufficiale. Verifica sempre se esistono delle regole da seguire e stai attenta a rilevare anche le consuetudini che, seppur non ufficializzate in un documento, spesso sono più importanti e pericolose delle norme vere e proprie. Ad esempio, prima di inviare una email, chiediti sempre se non ci siano soggetti che devono essere tenuti al corrente e quindi devono essere inseriti in copia. Un errore o una dimenticanza su questo punto, potrebbero far pensare alla persona in questione che tu stia deliberatamente cercando di escluderla o di nasconderle qualcosa, con tutte le reazioni a catena che questo può provocare.

L’urgenza

Anche se temi che la tua missiva finisca in fondo alle altre e non venga letta se non qualche giorno dopo, non devi mai contrassegnare una email come urgente se non lo è. Il motivo è semplice e ce lo insegnavano già quando eravamo piccole con la storiella di Pierino e il Lupo; anche nel tuo caso, il continuo millantare urgenze inesistenti avrebbe il solo effetto di spingere il destinatario ad un comportamento opposto a quello che tu desideri, con effetti disastrosi: i tuoi messaggi saranno sempre letti dopo gli altri e, quando l’urgenza si presenterà veramente, non avrai armi con le quali segnalarla. Ciò detto, se una comunicazione deve giungere a destinazione davvero in tempi ristrettissimi, ti conviene alzare la cornetta e fare una telefonata risolvendo il problema alla radice.

I rischi legali

È probabile che tu non ci abbia mai pensato, ma ogni volta che scrivi una email dovresti considerare che essa potrebbe essere una prova in un procedimento ai tuoi danni o a carico dell’azienda; di questo, la maggior parte dei titolari di azienda è ben consapevole, ma la questione spesso sfugge a chi, come te, non pensa davvero di poter avere a che fare, un giorno o l’altro, con un’aula di tribunale. Eppure è proprio così: tutto quel che scrivi, qualora si aprisse un procedimento, può essere preso, analizzato e utilizzato nel processo. Per evitarlo, oltre a cancellare periodicamente i vecchi messaggi dal server, fai in modo di non discutere mai questioni delicate tramite casella di posta elettronica; anche in questo caso, se proprio non puoi farne a meno, esiste il caro vecchio telefono.

Il testo

Venendo ora al corpo della email, gli errori più frequenti riguardano l’assenza di chiarezza, che si manifesta sotto forma di eccessiva brevità o, all’opposto, pedante lunghezza: nel primo caso, pecchi di avarizia di informazioni; nel secondo, sei forse troppo prolissa e usi periodi troppo articolati, al punto che chi ti legge non riesce a seguirti e quando, con enorme fatica, ha finalmente letto tutto, non riesce più a ricordare nemmeno la metà di ciò che hai scritto. Ovviamente sono da evitare errori di sintassi o grammaticali, che indicano come minimo una scarsa cura nella redazione del testo; un’attenzione pari a quella riservata nel parlato, va dedicata al tono con cui ti esprimi e all’educazione: mai troppo sarcasmo o, all’opposto, troppa freddezza e, questo è importante, saluti gentili a tutti i destinatari all’inizio e alla fine delle comunicazioni; qualcuno potrebbe percepire l’assenza di un “buongiorno” come un sintomo di malessere che provi nei suoi confronti.

L’uso eccessivo del mezzo

Infine, altro errore da non commettere è l’abuso del mezzo, che ha lo stesso effetto di deterrenza che abbiamo visto con riferimento alle false urgenze; evita le email quando non necessarie e se la comunicazione può essere trasmessa più efficacemente con altri mezzi. Cura poi sempre che ciò che scrivi dia un valore aggiunto alla comunicazione; se ti trovi a rispondere ad una email di gruppo, quindi, valuta con attenzione se è proprio il caso di inviare a tutti i trenta destinatari il tuo “ok” o il tuo “no” sulla questione in oggetto.

Commenti

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *